Los soportes materiales que maneja la empresa son:
· Libro o libro registro: va encuadernado y es obligatoria su presencia.
· El registro: grupo de hojas sueltas que se colocan en carpetas para la información que sucede dentro de la empresa y su presencia no es obligatoria.
La clasificacion mas común es la agrupación de libros y registros obligatorios y voluntarios:
· Obligatorios: son los encargados de dirigir las empresas legalmente a partir de unas reglas a cumplir. Ejemplos: Libro diario, libros del IVA...
· Voluntarios: son los que no son exigidos a la empresa legalmente pero utiliza la información interna para la toma de decisiones. Ejemplos: Registro de clientes i proveedores...
Obligatorios | Voluntarios |
· Libro diario · Libro de inventarios y cuentas anuales · Libro o registro mayor · Libro o libros de actas · Libro registro de acciones nominativas · Libro registro de socios · Libro registro de contratos · Libro registro de aportaciones al capital · Libros registros del IVA | · Libros registro de caja · Libro registro de bancos · Libro registro de efectos a cobrar · Libro registro de efectos a pagar · Libro de cuentas corrientes con clientes · Libro de cuentas corrientes con proveedores · Registro de clientes · Registro de proveedores · Libro inventario de almacén · Registro de fichas valorativas de almacén |
1.2. Libro registro de caja. Gestión de caja
El libro registro de caja incluye dia tras dia todas las anotaciones de entradas y salidas de dinero en efectivo y cheques entregados por deudores de la empresa.
Diferenciamos el libro Registro de Caja de la Cuenta Contable Caja por:
- Sus funciones de registro son diferentes
- Las anotaciones del Libro Registro de Caja se trasladan al Libro Diario y viceversa
- Sus formatos son diferentes
- Se selecciona un empleado para que se haga responsable de las operaciones de caja
- Previsión anticipada de los pagos en efectivo
- Control eficiente de las existencias de dinero en la caja
- Realizar los cobros y los pagos mediante la justificación en un documento
- Plasmar las operaciones
- Hacer una revisión diaria al terminar la jornada
Arqueo de caja : comprovas que coincida el recuento de caja con el saldo final de los justificantes de pagos y cobros.
En el caso que no coincidan los importes es debido a:
- Fallos al cobrar y/o pagar
- Equivocaciones al escribir las cantidades en los justificantes o en el libro registro de caja
- Pérdida de algun justificante de cobro o pago, o que no se haya extendido
*Ex: Realizaremos las anotaciones siguientes en el libro de registro de caja de la empresa AINUPAT, S.L.
· Día 13 de febrero de 2011-02-13
- Saldo anterior: 1000€
- Reintegro de 235€
- Pago anticipado a José Martínez por trabajos ocasionales: 500€
- Pago a FACTORY S.L. 300€
- Pago de embalajes 150€
· Día 14 de febrero de 2010
- Cobramos una factura pendiente de importe 5000€
- Pago de material de oficina 100€
- Pago al transportista 200€
LIBRO DE REGISTRO DE CAJA | ||||
FECHA | CONCEPTO/OPERACIÓN | COBROS | PAGOS | SALDO |
13/02/2011 | Saldo anterior | 1.000,00 | ||
13/02/2011 | Reintegro | 235,00 | 1.235,00 | |
13/02/2011 | Pago anticipado | 500,00 | 735,00 | |
13/02/2011 | Pago FACTIRY S.L. | 300,00 | 435,00 | |
13/02/2011 | Pago embalajes | 150,00 | 285,00 | |
14/02/2010 | Cobramos factura | 5000,00 | 5.285,00 | |
14/02/2010 | Pago material de oficina | 100,00 | 5.185,00 | |
14/02/2010 | Pago transportista | 200,00 | 4.985,00 | |
Libro registro de bancos : control de operaciones realizadas con otras entidades bancarias por medio de cuentas corrientes, cuentas de ahorro o cuentas de crédito.
Gestión de las cuentas corrientes: El instrumento bancario mas utilizado de recepción de cobros y pagos, por ejemplo: transferencias, cheques, letras..etc.
Su procedimiento es:
- Cumplimiento de las recomendaciones en el uso de cheques
- Todos los cheques realizados constaran en un talonario y se anotaran en el libro de bancos por medio de extractos bancarios
- Comparacion de las operaciones plasmadas en los extractos y en el libro de bancos
- Extractos bancarios ordenados cronologicamente
- Conciliación bancaria diaria de los importes de los extractos y el libro de bancos
- El saldo bancario debe tener un control continuo a partir del seguimiento de los presupuestos de tesoreria
- Adelanto de las situaciones de déficit y superávit de tesoreria
- Manutención de buenas relaciones con otras entidades bancarias
- Es conveniente que la financiación a partir de préstamos hipotecarios por un menor coste financiero
- La cantidad límite de un crédito ha de pactarse teniendo en cuenta las necesidades reales de financiación de la empresa
- Es preciso tener un control delicado de las corrientes de cobro y pago
- La cancelación de un crédito se hará presente en el momento de que ya no sea indespensable para la empresa
Los efectos de giro son las letras de cambio, los recibos y los pagarés.
Las empresas que emiten estos documentos contra sus clientes y deudores es por:
- Práctica común de aplazamiento de pagos y cobros
- Compromiso de pago de la deuda y garantía de cobro dentro del vencimiento
- Constan de instrumentos financieros a partir de mecanismos de descuento comercial
- Si hay impago puede haber una reclamación legal y llegar al embargo de bienes para así, poder saldar su deuda
- Efectos a pagar:
- Efectos a cobrar
- Efectos de gestión de cobro
- Efectos negociados o con descuento
- Efectos impagados
Estas relaciones con los proveedores se deben realizar en los siguientes casos:
- Existe un margen de discusión para negociar los diferentes intereses y posturas.
- En el caso de que las condiciones pactadas ( pagos anticipados...) tendran que ser modificadas para un mayor acuerdo teniendo en cuenta sus intereses.
- Debe haver un seguimiento de los presupuetos de tesorería para poder ejercer correctamente las obligaciones de pago.
- En la posible decisión de devolver un efecto la empresa deberá negociar con el proveedor la mejor opción.
- - Letra emitida por Ferter,S.A. por 3657,8 euros, aceptada el 08/03/10 y con vencimiento el 11/05/10.
- - Recibo extendido por Celia,S.A., por un importe de 5897 euros, sin aceptación y con vencimiento el día 20/05/10.
- - Pagaré contra nuestra cuenta corriente por 7894,02 euros, a favor de Pepa,S.A., emitido el 10/03/10 y con vencimiento el 17/05/10.
- - Letra librada por Lola,S.A., por un valor de 2980 euros, aceptada el 18/03/10 y con vencimiento el 21/05/10, con gastos.
- - Letra girada por Sirsa,S.A., por 3788,77 euros, aceptada el 22/03/10 y con vencimiento el 18/05/10.
Fecha aceptación | Librador/Tenedor | Vencimiento | Importe | Domicilio de pago | Observaciones |
08/03/10 | Ferter, S.A. | 11/05/10 | 3657,8 | CORTE | |
--- | Celia, S.A. | 20/05/10 | 5897 | CORTE | Recibo sin aceptación |
10/03/10 | Pepa,S.A. | 17/05/10 | 7894,02 | CORTE | Pagaré |
18/03/10 | Lola, S.A. | 21/05/10 | 2980 | CORTE | Con gastos |
22/03/10 | Sirsa,S.A. | 18/05/10 | 3788,77 | CORTE |
* Ex: La empresa Lola,S.A. envía a su entidad bancaria en gestión de cobro una letra de 7771,27 euros. La entidad realiza el cobro en la fecha de vencimiento del efecto. La comisión aplicada es del 4,5%0 y los gastos de correo, 0,7 euros. Calcula el líquido resultante de la gestión de cobro.
Nominal: 7771,27 euros
Comisión: 4,5 %0
Gastos de correo: 0,7 euros
IVA: 18%
Comisión =4,5*7771,27/1000 = 34,97 euros
IVA = 18*34,97/100 = 6,29 euros
Gastos de correo = 0,7 euros
Total gastos = 41,96 euros
Liquidación = 7771,27 – 41 ,96 = 7729,31€
2. Efectos a cobrar: Son entregados por la empresa a sus clientes y deudores.
Descuento comercial de efectos: Los hace la empresa cuando necesita al momento dinero liquido.
Gestión de cobro: Es el cobro de estos en una fecha pactada mediante la entidad bancária. Proporciona un menor coste que el descuento comercial.
La operatoria de la gestión de cobro:
- La empresa da unos efectos a la entidad bancaria previos a su vencimiento.
- La entidad bancaria los cobra mediante el sistema de compensación en sus venciminentos.
- La entidad bancaria abona estos efectos y carga las comisiones, gastos etc.
Efectos descontados | Efectos en gestión de cobro |
· El descuento o intereses de descuento · La comisión bancaria por el servicio de cobro en el vencimiento de los efectos · Los gastos de correo | · La comisión bancaria por el servicio de cobro en el vencimiento de los efectos · El IVA aplicado sobre el importe de la comisión (18%) · Los gastos de correo |
La gestión de efectos a cobrar:
- Las posibles negociaciones con los clientes y deudores han de tener en cuenta el coste financiero de la empresa.
- La empresa puede cambiar las condiciones de la gestión de cobro y de sus cuentas bancarias.
- La empresa puede decidir cuando aplicar un descuento o cuando enviar un efecto de gestión de cobro.
3. Libros registro de cuentas corrientes con clientes y proveedores
Es necesario que la empresa lleve un control administrativo para facilitar la toma de decisiones
Para el control administrativo de proveedores y clientes son necesarios:
- Ficheros: recogen los datos que la empresa necesita para contrastar: identificativos, productos, calidads y precios, etc.
- Los libros registros de cuentas corrientes: destinados a registrar movimientos en las cuentas corrientes de compras y ventas.
- Anotaciones: se realizan en los libros aplicando criterios contables
- Libro de proveedores: compras en el haver y pagos en el debe
- Libvro de clientes: ventas en el debe y cobros en el haver
La cuenta corriente es bancaria cuando dos personas tienen una relación comercial siendo una de ellas un entidad de credito. Además tambiés puede definirse como un contrato en el qual puede dipositarse dinero incluyendo unas calusulas en concreto.
Liquidación de cuentas corrientes bancarias: consiste en poder calcular una serie de intereses elaborados por una cuenta incluyendo abonos y adeudos en el período de liquidación.
El período de liquidación es el tiempo que es necesario para calcular los abonos, adeudos y saldos que intervienen para el calculo de intereses. Este período suele ser semestral.
Conceptos a tener en cuenta para la liquidación de intereses:
- Fecha de la operación: fecha en que se realiza la operación
- Fecha valor de la operación: a partir de este se pueden calcular intereses
- Fecha valor de cada saldo: igual que la fecha valor de la operación
- Días valor de saldo: es el numero de dias directamente relacionado con el calculo de los intereses
- Los meses son computados por sus dias naturales y el año por 365
- La fórmula de interés simple para calcular los intereses es --> i = Co*n*i/365
- Utilización del método hamburgués( multilpicar cada saldo por los dias y expresarlos mediante una N)
- Los números comerciales se dividen entre 100
- Teniendo en cuenta los puntos anteriores las fórmula del interés simple se convierte en : i = Co*n/365/n = N/D
- Se suman los número comerciales por separado
- Las sumas anteriores se dividen entre el divisor fijo respectivo
- Se calcula la diferencia entre intereses acreedores y deudores
http://www.monografias.com/trabajos78/libro-caja/libro-caja.shtml
http://www.qsoftnet.com/manualqfacwin/bancs.php?idioma=E
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/01/a9cc0c455711d182b40000e829fbfe/content.htm
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